Сегодня многие владельцы квартир, проживающие в Российской Федерации, создают товарищества собственников. Таким образом, они самостоятельно осуществляют управление своим домом. Однако деятельность сообщества предусматривает ведение различного рода документов.
Кто отвечает в ТСЖ за документооборот?
Ведение документов товарищества собственников жилья осуществляет человек, на которого возложены такие обязанности согласно уставу сообщества. В основном этим занимается руководитель организации. Его избирают путем голосования на всеобщем собрании. Однако если в ТСЖ работает бухгалтер, то за ведение бумаг отвечает он. В отдельных случаях при наличии в организации кадрового сотрудника обязанность за ведение некоторых документов ложится и на него.
Содержание и составление
Поскольку ТСЖ является юридическим лицом, оно должно вести соответствующую документацию. Для разных бумаг предусмотрены отдельные инструкции.
Обращение
Обращение в ТСЖ оформляется в виде заявления. Составлять его необходимо на листе формата А4. Заполнение можно оформить двумя способами: набрать на компьютере и распечатать на бумагу или написать вручную.
Во втором случае необходимо использовать черные или синие чернила. Почерк заявителя должен быть разборчивый.
В правом верхнем углу документа должна находиться следующая информация:
- полное название организации, в которое происходит обращение;
- адрес, по которому находится ТСЖ;
- данные о заявителе: ФИО и адрес проживания.
Далее, посередине новой строки нужно написать слово «Заявление». Ниже, в теле документа, нужно изложить суть обращения и требования, которые предъявляет заявитель. Информация излагается в краткой форме доступным языком. Внизу обращения указывается дата составления и ставится подпись заявителя.
Уведомление
ТСЖ обязано уведомлять собственников помещений МКД о различного рода решениях и действиях сообщества, например о проведении общего собрания. Делается это при помощи уведомлений, оформленных на бумаге. Форма составления может иметь некоторые отличия, однако в уведомлении в обязательном порядке нужно прописать следующие сведения:
- инициатор проведения общего собрания;
- формат мероприятия;
- дата и точное время проведения организационных сборов;
- место, в котором пройдет собрание;
- тема, которая будет рассматриваться собственниками жилья;
- способ ознакомления с вопросами, которые будут решаться на данном мероприятии.
Справка! Доставляется уведомление адресатам любым установленным в ТСЖ способом.
Приказ
Управление товариществом осуществляет председатель. Он выбирается путем всеобщего голосования на установленный срок. После того как председатель был выбран большинством голосов на основании протокола ТСЖ, составляется приказ о назначении председателя на должность директора сообщества. Приказ должен быть составлен в определенном порядке. В шапке документа указывается полное название товарищества собственников. Кроме того, записываются адрес и реквизиты организации. Ниже ставится число составления документа.
Ниже по центру строки пишется слово «Приказ» и номер, который ему присвоен. В теле документа описываются все права, которые имеет председатель и обязанности, которые он берет на себя, вступая в должность. В конце документа прописываются фамилия и инициалы председателя. Заверяется приказ подписью председателя и печатью организации.
Обратите внимание! Председатель также уполномочен подписывать приказы, например о назначении комиссии по обследованию качества уборки, о повышении тарифа на домофонную связь и т. д.
Бюллетень
Во время проведения общих собраний члены товарищества решают вопросы путем голосования. Оно проводится в письменной форме, чтобы принятое решение было подтверждено документально. Для голосования используются бюллетени. Каждый документ должен содержать графы, в которые будут вноситься следующие сведения:
- информация о собственнике жилья: ФИО, реквизиты документов, подтверждающих личность и право на собственность члена ТСЖ;
- площадь многоквартирного дома;
- номер помещения, которым владеет человек;
- площадь жилого или нежилого помещения, которое находится в собственности у члена товарищества.
Ниже всех этих сведений в бюллетень записываются вопросы, по которым необходимо проголосовать. Для каждого вопроса может быть только три варианта ответа:
- за,
- против,
- воздерживаюсь.
В конце документа находится графа для внесения ФИО голосующего. Утверждается бюллетень подписью участника собрания.
Важно! Выбирать в качестве ответа на вопрос одновременно две или три позиции запрещается. Такой голос считается недействительным и не будет учитываться в решении.
Квитанция
В обязанности ТСЖ входит предоставление жильцам квитанций на оплату потребленных услуг. Квитанция является платежным документом. В ней должен содержаться список позиций, которые должен оплатить собственник помещения. В документе отражены различные коммунальные услуги, а также сборы, которые направлены на ремонт общедомового имущества, капитальный ремонт дома и обустройство придомовой территории. Суммы к оплате насчитываются, только если у человека составлен соответствующий договор с поставщиком услуг. Дополнительные сборы, такие как оплата паркинга, охраны и т. п., должны быть согласованы с каждым собственником. Кроме начисленных сумм, квитанция содержит реквизиты плательщика и получателя средств.
Письмо
Чтобы стать полноправным членом ТСЖ, необходимо подать председателю организации соответствующее заявление. Сделать это можно как при личном обращении, так и при помощи письма. Установленной законодательством формы для составления документа не существует, однако в нем необходимо указать:
- название организации, в которую происходит обращение;
- ФИО председателя;
- данные заявителя: адрес, телефон, паспортные данные;
- информация о помещении, которое находится в собственности у заявителя;
- изложение намерения стать участником товарищества;
- дата составления документа;
- подпись будущего члена ТСЖ.
После получения заявления товарищество собственников будет обязано включить обратившегося человека в список участников.
Решение
Решение собственников должно иметь следующую информацию:
- данные о владельце жилого или нежилого помещения;
- полный адрес МКД, собственники которого участвуют в голосовании;
- срок, в который участник должен передать свое решение;
- информация о помещении;
- вопросы, которые будут рассмотрены;
- дата заполнения документа и личная подпись участника.
Заполнение документов ТСЖ не представляет особых сложностей. Однако важно придерживаться инструкции, чтобы все бумаги считались действительными.