Сегодня многие владельцы квартир, проживающие в Российской Федерации, создают товарищества собственников. Таким образом, они самостоятельно осуществляют управление своим домом. Однако деятельность сообщества предусматривает ведение различного рода документов.

Кто отвечает в ТСЖ за документооборот?

Ведение документов товарищества собственников жилья осуществляет человек, на которого возложены такие обязанности согласно уставу сообщества. В основном этим занимается руководитель организации. Его избирают путем голосования на всеобщем собрании. Однако если в ТСЖ работает бухгалтер, то за ведение бумаг отвечает он. В отдельных случаях при наличии в организации кадрового сотрудника обязанность за ведение некоторых документов ложится и на него.

Содержание и составление

Поскольку ТСЖ является юридическим лицом, оно должно вести соответствующую документацию. Для разных бумаг предусмотрены отдельные инструкции.

Обращение

Обращение в ТСЖ оформляется в виде заявления. Составлять его необходимо на листе формата А4. Заполнение можно оформить двумя способами: набрать на компьютере и распечатать на бумагу или написать вручную.

Во втором случае необходимо использовать черные или синие чернила. Почерк заявителя должен быть разборчивый.

В правом верхнем углу документа должна находиться следующая информация:

• полное название организации, в которое происходит обращение;
• адрес, по которому находится ТСЖ;
• данные о заявителе: ФИО и адрес проживания.

Далее, посередине новой строки нужно написать слово «Заявление». Ниже, в теле документа, нужно изложить суть обращения и требования, которые предъявляет заявитель. Информация излагается в краткой форме доступным языком. Внизу обращения указывается дата составления и ставится подпись заявителя.

Уведомление

ТСЖ обязано уведомлять собственников помещений МКД о различного рода решениях и действиях сообщества, например о проведении общего собрания. Делается это при помощи уведомлений, оформленных на бумаге. Форма составления может иметь некоторые отличия, однако в уведомлении в обязательном порядке нужно прописать следующие сведения:

• инициатор проведения общего собрания;
• формат мероприятия;
• дата и точное время проведения организационных сборов;
• место, в котором пройдет собрание;
• тема, которая будет рассматриваться собственниками жилья;
• способ ознакомления с вопросами, которые будут решаться на данном мероприятии.

Справка! Доставляется уведомление адресатам любым установленным в ТСЖ способом.

Приказ

Управление товариществом осуществляет председатель. Он выбирается путем всеобщего голосования на установленный срок. После того как председатель был выбран большинством голосов на основании протокола ТСЖ, составляется приказ о назначении председателя на должность директора сообщества. Приказ должен быть составлен в определенном порядке. В шапке документа указывается полное название товарищества собственников. Кроме того, записываются адрес и реквизиты организации. Ниже ставится число составления документа.

Ниже по центру строки пишется слово «Приказ» и номер, который ему присвоен. В теле документа описываются все права, которые имеет председатель и обязанности, которые он берет на себя, вступая в должность. В конце документа прописываются фамилия и инициалы председателя. Заверяется приказ подписью председателя и печатью организации.

Обратите внимание! Председатель также уполномочен подписывать приказы, например о назначении комиссии по обследованию качества уборки, о повышении тарифа на домофонную связь и т. д.

Бюллетень

Во время проведения общих собраний члены товарищества решают вопросы путем голосования. Оно проводится в письменной форме, чтобы принятое решение было подтверждено документально. Для голосования используются бюллетени. Каждый документ должен содержать графы, в которые будут вноситься следующие сведения:

• информация о собственнике жилья: ФИО, реквизиты документов, подтверждающих личность и право на собственность члена ТСЖ;
• площадь многоквартирного дома;
• номер помещения, которым владеет человек;
• площадь жилого или нежилого помещения, которое находится в собственности у члена товарищества.

Ниже всех этих сведений в бюллетень записываются вопросы, по которым необходимо проголосовать. Для каждого вопроса может быть только три варианта ответа:

• за,
• против,
• воздерживаюсь.

В конце документа находится графа для внесения ФИО голосующего. Утверждается бюллетень подписью участника собрания.

Важно! Выбирать в качестве ответа на вопрос одновременно две или три позиции запрещается. Такой голос считается недействительным и не будет учитываться в решении.

Квитанция

В обязанности ТСЖ входит предоставление жильцам квитанций на оплату потребленных услуг. Квитанция является платежным документом. В ней должен содержаться список позиций, которые должен оплатить собственник помещения. В документе отражены различные коммунальные услуги, а также сборы, которые направлены на ремонт общедомового имущества, капитальный ремонт дома и обустройство придомовой территории. Суммы к оплате насчитываются, только если у человека составлен соответствующий договор с поставщиком услуг. Дополнительные сборы, такие как оплата паркинга, охраны и т. п., должны быть согласованы с каждым собственником. Кроме начисленных сумм, квитанция содержит реквизиты плательщика и получателя средств.

Письмо

Чтобы стать полноправным членом ТСЖ, необходимо подать председателю организации соответствующее заявление. Сделать это можно как при личном обращении, так и при помощи письма. Установленной законодательством формы для составления документа не существует, однако в нем необходимо указать:

• название организации, в которую происходит обращение;
• ФИО председателя;
• данные заявителя: адрес, телефон, паспортные данные;
• информация о помещении, которое находится в собственности у заявителя;
• изложение намерения стать участником товарищества;
• дата составления документа;
• подпись будущего члена ТСЖ.

После получения заявления товарищество собственников будет обязано включить обратившегося человека в список участников.

Решение

Решение собственников должно иметь следующую информацию:

• данные о владельце жилого или нежилого помещения;
• полный адрес МКД, собственники которого участвуют в голосовании;
• срок, в который участник должен передать свое решение;
• информация о помещении;
• вопросы, которые будут рассмотрены;
• дата заполнения документа и личная подпись участника.

Заполнение документов ТСЖ не представляет особых сложностей. Однако важно придерживаться инструкции, чтобы все бумаги считались действительными.